Afin de suivre le calcul adéquat de la TVA, le flux de biens et de services au sein de l`UE doit être bien documenté. Les factures sont des preuves de base du revenu généré, des calculs de TVA en sortie et de la comptabilité de passif; Il s`agit également d`une preuve majeure de la recouvrabilité de la TVA. Elles sont cruciales non seulement pour la TVA, mais aussi pour l`impôt sur le revenu. Par conséquent, il existe une série d`exigences imposées par l`UE ainsi que par des pays individuels sur l`émission de factures. Nous fournissons ici un exemple de modèle de données montrant les informations relatives à un Full_Invoice, y compris les informations requises du fournisseur et du client (numéro de TVA, adresse) et les éléments figurant sur la facture: Invoice_Item. Comme chaque article sur une facture peut avoir un taux de TVA différent, nous devons avoir le VATRate par article dans le Invoice_Item. Chaque facture est liée à partir d`un Customer_Order particulier, une fois la commande finalisée et une facture doit être créée. Les factures allemandes de TVA doivent être émises au plus tard six mois après la fourniture imposable. Les factures doivent être conservées pendant huit ans. L`Allemagne, comme tous les États membres de l`UE, autorise désormais l`utilisation de factures électroniques sous certaines conditions.
Les factures peuvent être rédigées au nom d`un assujetti par un tiers ou par son client, à condition qu`il y ait d`emblée un accord explicite entre les deux parties, qui peut être mentionné si l`administration fiscale le demande , et à condition qu`un arrangement existe pour l`acceptation explicite ou implicite de chaque facture par l`assujetti effectuant l`opération. Les factures émises en vertu du point a) peuvent être envoyées sur papier ou, sous réserve de la notification du client avant la transaction, par des moyens électroniques. Par exemple: «la facture est exonérée de TVA-avis de TVA 701/30». En vertu de la réglementation de l`UE, une facture est exigée dans la plupart des transactions B2B (Business-to-Business) et dans certaines transactions Business-to-Consumer (B2C). Comme mentionné ci-dessus, il peut également y avoir des règles nationales spécifiques concernant les transactions nécessitant une facture. En règle générale, le droit de l`Union en matière de TVA, qui est simplement une directive, crée certaines indications pour les gouvernements locaux. Chaque État membre est responsable de la transposition des directives en droit local. Toutefois, si les réglementations locales contredisent la directive de l`UE, vous pouvez directement appliquer la directive à votre avantage. La TVA de 0% ne doit être utilisée que pour les biens ou services qui sont détaxés officiellement, selon les autorités fiscales. Pour les entreprises exonérées de TVA, la ligne de TVA et le calcul doivent être éliminés de la facture. Il est également recommandé que le vendeur comprenne une note indiquant que les produits ou services fournis sont exemptés de la TVA, en citant l`avis de TVA applicable. Alors, comment gérez-vous les biens ou services exonérés de la TVA sur vos factures? Lors de la création d`une facture, vous devez d`abord vous assurer que vous avez supprimé ou désactivé l`option de taux de TVA dans le logiciel de facturation en ligne.
Le simple fait d`appliquer la TVA à 0% à un article qui est effectivement exonéré de TVA n`est pas une alternative. Ce guide explique exactement comment préparer une facture avec un exemple, ainsi que des liens vers nos modèles de facture gratuits et entièrement modifiables au format Microsoft Word et Microsoft Excel. Dans les logiciels de facturation comme Debitoor, cela peut être fait facilement dans la case «conditions» lors de la création d`une nouvelle facture. Vous pouvez également enregistrer ce texte par défaut pour être automatiquement appliqué à toutes vos factures. Seules les entreprises inscrites à la TVA peuvent émettre des factures de TVA et vous devez: les articles et services détaxés comprennent des équipements de sécurité conformes aux normes actuelles, tels que des casques et des bottes de protection, des vêtements pour bébés et enfants, des magasins vendant des biens donnés à des organismes de bienfaisance, etc.
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